Als Agentur müssen wir stets effiziente Strukturen und Abläufe schaffen. Für unsere komplexen Projekte im Editorial-Bereich haben wir deshalb eine zeitgemässe Lösung gesucht, die uns simultanes Arbeiten ermöglicht. Abgeschaut haben wir in einer anderen Branche, die mit ähnlichen Aufgaben und Problemen konfrontiert ist: Im Verlagswesen werden seit langem Redaktionssysteme genutzt, um durch eine simultane Arbeitsweise möglichst effizient und dennoch strukturiert zum Ziel zu gelangen.

Effizienz steigern durch simultanes Arbeiten

In vielen Bereichen ist unsere Gesellschaft auf Effizienz ausgerichtet; ganz besonders in der Arbeitswelt. Die heutigen digitalen Möglichkeiten haben das zusätzlich verstärkt. Mit mobilen Devices können wir nicht nur alle Informationen jederzeit und überall abrufen, wir arbeiten bereits in vielen Bereichen simultan: Dokumente werden zum Beispiel gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet. Oder wir führen gemeinsame digitale Listen – und sei es nur für die Planung des privaten Einkaufes. Dem gegenüber steht der klassische Projektplan: Hier ist es immer noch üblich, alle Schritte linear nacheinander zu planen und umzusetzen. Milestones wie Layoutfreigabe und Gut zum Druck werden festgelegt und terminiert. Eine Korrektur kurz vor Druckabgabe kann schnell das Projekt gefährden oder zu immensen Mehrkosten führen. Ein professionelles Redaktionssystem unterstützt uns dabei, bei redaktionellen Projekten simultan zu arbeiten und so bei grösster Effizienz maximal flexibel zu sein.

Was ist und kann ein Redaktionssystem?

Ein Redaktionssystem ermöglicht es, dass mehrere Personen simultan an einem Produkt oder Projekt arbeiten können. Layout, Text und Bild werden dabei getrennt behandelt und können so unabhängig voneinander bearbeitet werden – wenn nötig auch von verschiedenen Personen zur gleichen Zeit: Der Grafiker kann das Layout erstellen, während Redakteure Texte bearbeiten und der Lithograf die Bilder retuschiert.

Die Zusammenführung erfolgt «automagisch» durch das System. Das Redaktionssystem fungiert als Schnittstelle zwischen den gewohnten Programmen InDesign, Photoshop und InCopy. Alle Tasks, Inhalte und der Verlauf sind dabei für alle Projektmitglieder immer und überall transparent sichtbar, die Verbindlichkeiten sind klar. Dabei verändert das Redaktionssystem den Workflow eines Projektes kaum, die einzelnen Schritte finden einfach paralleler statt als ohne Redaktionssystem. Das ermöglicht eine hohe Resilienz des Projektes: Bei Änderungen in letzter Minute wird nur das betroffene Element in einen früheren Status gebracht, der Rest bleibt freigegeben.

6 Vorteile mit Redaktionssystem

  1. Zugriff von überall aus

    Das System ist webbasiert. So kann von überall aus auf die Inhalte zugegriffen und daran gearbeitet werden.

  2. Direkt korrigieren

    Textänderungen und Korrekturen vom Lektorat werden direkt im System eingegeben. Das Aufbereiten für Grafiker oder das Übersehen einer Korrektur entfällt gänzlich. Das reduziert die Fehlerquote drastisch.

  3. Aktueller Stand in Realtime

    Die aktuelle Version ist jederzeit abrufbar, auch während des Ausführens von Korrekturen. So können Textänderungen nicht nur direkt im Layout beurteilt werden, auch ein Update zum Projekt ist jederzeit, selbst kurzfristig, möglich.

  4. Flexible Ressourcenplanung

    Alle Beteiligten, egal ob Kunde, Redakteur, Berater, Grafiker, Lektor oder Bildbearbeiter, können gleichzeitig am Projekt arbeiten. Und dies zum Zeitpunkt, der für sie ideal ist. Dieses parallele Arbeiten macht die Ressourcenplanung maximal flexibel.

  5. Maximale Einsicht

    Alle Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten können eingesehen und nachvollzogen werden, da alles detailliert dokumentiert wird und alte Versionen sind jederzeit einsehbar. Dies schafft klare Verhältnisse.

  6. Ressourceneffiziente Zusammenarbeit

    Die einzelnen Tasks können nicht nur auf mehrere Personen verteilt, sondern auch einzeln, spricht in kleinen Portionen, sehr flexibel zum gewünschten Zeitpunkt bearbeitet werden.

Es gibt auch Herausforderungen

Das hört sich alles super toll an? Ist es auch. Das heisst aber nicht, dass es gar keine Hürden zu meistern gibt, wenn man sich für die Arbeit mit einem Redaktionssystem entscheidet. Bewusst sein muss einem, dass es zum Beispiel dennoch auch analog eine sehr gute Planung erfordert. Es kann sich dabei auf jeden Fall lohnen, mit einer Agentur zusammenzuarbeiten, die diese Abläufe und die Herausforderungen bereits kennt.
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Herausforderungen bei der Arbeit mit Redaktionssystem

  1. Disziplin

    Bei der Eingabe von Korrekturen ist eine hohe Disziplin erforderlich, da diese direkt im System eingegeben werden. Wir arbeiten auch hier weiterhin nach dem Vieraugenprinzip, damit Fehler vermieden werden.

  2. Komplexe Projektplanung

    Die Aufteilung in mehrere kleinere To-dos, die simultan bearbeitet werden können, schafft mehr Flexibilität in der Ressourcenplanung. Sie steigert dafür aber auch die Komplexität in der übergreifenden Projektplanung.

  3. Initialaufwand

    Das Redaktionssystem ist zwar sehr intuitiv aufgebaut, dennoch erfordert die Arbeit mit dem System zu Beginn aber Schulungen und Einarbeitungszeit.

  4. Lizenzkosten

    Redaktionssysteme sind leider nicht lizenzfrei, weshalb für die Software zusätzliche Kosten anfallen.

Brauchen auch Sie ein Redaktionssystem?

Sie fragen sich jetzt, ob es auch für Sie sinnvoll wäre, mit einem Redaktionssystem zu arbeiten? Haben Lust, das auszuprobieren? Nicht für jeden macht das Sinn: Das Einrichten sowie die Integration der Layouts und Stilvorlagen im System sind teilweise mit hohem Initialaufwand verbunden. Daher macht der Einsatz des Redaktionssystems vor allem Sinn, wenn der Ressourcengewinn grösser ist als der Initialaufwand für das Aufsetzen des Projektes im System. Allgemeine Kriterien, die für den Einsatz eines Redaktionssystems sprechen, sind:

  • Wiederkehrendes Projekt mit gleichem Layoutraster.

  • Der Kunde erarbeitet teilweise den Inhalt und benötigt hierfür eine Vorschau des Textes im Layout.

  • Es gibt während des Projektes viele Textkorrekturen, die der Kunde, das Lektorat oder die Beratung direkt im Layout ausführen möchte.

  • Mehrsprachigkeit ohne Sprachensplit: Übersetzungen können direkt im System inkl. Layoutvorschau eingegeben werden – und dies ganz ohne Kenntnisse von Layoutprogrammen.

  • Bei komplexen Projekten kann sich die Umsetzung im System lohnen, weil
    der administrative Aufwand drastisch reduziert werden kann. Das ist zum
    Beispiel der Fall bei Projekten mit hohem Seitenumfang, wenn Inhalt und Aufbau sehr komplex und viele verschiedene Personen involviert sind oder häufig PDFs zu aktuellen Stand generiert werden müssen.

Interview mit Monica Terragni vom Universitätsspital Basel

Klartext: Ist die Umsetzung mit einem Redaktionssystem nicht sehr kompliziert? Ich habe bei Monica Terragni, Leiterin Redaktion / PR-Beauftragte der Abteilung Marketing & Kommunikation im Universitätsspital Basel nachgefragt. Sie setzt mit Ihrem Team und Valencia Kommunikation das Mitarbeitermagazin Gazzetta mit dem Redaktionssystem Woodwing um.

Empfanden Sie die Initialisierung als aufwändig?

Monica Terragni: Wir hatten einen Nachmittag eine teamweite Einführung und während der ersten Ausgabe eine 1:1 Betreuung durch Valencia. Das erachte ich als vernünftiges Mass. Anfangsprobleme konnten in der Regel mit einem Telefonat gelöst werden, wir fühlten uns gut betreut.

Nach der Schulung war uns klar: Das können wir, wir sind mutig und gehen live ohne Probelauf.

Monica Terragni

Haben Sie sich schnell im Redaktionssystem zurecht gefunden?

Ich bin immer skeptisch, wenn mir ein Programm als «intuitiv» verkauft wird. Ich muss aber sagen, dass es mit der guten Einführung und mit den verständlichen Unterlagen tatsächlich schnell geklappt hat. Wir hatten den Vorteil, dass wir im gleichen Büro sitzen und am Anfang gewisse Schritte zusammen an einem PC gemacht haben. Mein Team stand der Neuerung sehr offen gegenüber und hat sich auf das Redaktionssystem gefreut. Das hat mich natürlich sehr gefreut und diese Haltung hat mir beim Entscheid zum Wechsel geholfen. Erst haben wir überlegt, ob wir eine alte Nummer probeweise im System bearbeiten möchten, um die neuen Schritte zu üben. Nach der Schulung war uns aber klar: Das können wir auch so, wir sind mutig und gehen live ohne Probelauf.

Welche Vorteile sehen Sie bei der Arbeit mit dem Redaktionssystem?

Toll ist, dass alles «in einem Topf» ist. Die Artikel sind gesammelt, die Aufgaben werden durch das System zugeteilt, ich weiss auf einen Blick, wo wir stehen und wer gerade was machen muss. Das hilft auch beim Abschätzen der nötigen Zeit für die Arbeitsschritte. Dazu kommt die Vermeidung von Fehlern. Nicht lesbare Korrekturen auf A3-Ausdrucken gibt’s nicht mehr und bei Rückfragen weiss man sofort, wer was geschrieben hat. Ein weiterer Vorteil ist das parallele Arbeiten. Wir können einzelne Artikel fertig machen und auch Artikel für zukünftige Ausgaben schon einspeisen, obwohl wir noch an der aktuellen Ausgabe arbeiten. Das beschleunigt den Prozess. Beim Bearbeiten der Texte kann man beispielsweise Headlines direkt im Layout testen. Nicht jeder Satz sieht im Artikel schön aus oder harmoniert mit einem Bild, zum Beispiel mit dem Titelbild. Das können die Redaktoren nun ohne Hilfe der Grafiker selber ausprobieren. Das gleiche gilt bei zu viel Text oder unschönen Text-Strukturen. Wir können das Layout beeinflussen, was schnell geht, aber auch Mehraufwand bedeutet.

Welche Nachteile sehen Sie bei der Arbeit mit dem Redaktionssystem?

Es ist definitiv eine Umgewöhnung, nicht mehr mit Papier zu arbeiten. Aber wer das Papier zum Korrekturlesen oder zum Zeigen braucht, kann immer noch Seiten ausdrucken. Aufwändiger ist, dass wir als nicht Profi-Layouterinnen uns mehr Gedanken zum Layout in der Kreationsphase machen müssen und ein paar Arbeiten übernehmen, die bist jetzt die Agentur gemacht hat.

War der Ablauf sehr unterschiedlich als der bisherige?

Die Arbeitsschritte sind die gleichen geblieben, sie sind nur anders verpackt. Dieser Übergang war überhaupt kein Problem.

Die Arbeitsschritte sind gleich geblieben, sie sind nur anders verpackt.

Monica Terragni

Können Sie die Projektdurchführung mit dem Redaktionssystem empfehlen?

Wir haben die erste Nummer ohne grosse Probleme gemeistert. Und sind voller Tatendrang für die nächste Ausgabe unserer Mitarbeiterzeitschrift «Gazzetta».

Besten Dank an Monica Terragni für das Gespräch und die produktive Zusammenarbeit.

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