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In der neuen Rubrik TOOLKISTE testen und bewerten Mitarbeitende der Valencia Gruppe Tools, Features, Software, Gadgets und vieles mehr. Der erste Staff-Pick aus der Toolkiste: Notion, der «All-in-One-Workspace», bewertet aus Texterinnen-Sicht. Notion selbst dürfte sich eigentlich schon eine Toolkiste nennen. Es vereint nämlich viele Funktionen in einer (Web-)App. Listen, Notizen, Pläne, Ideen, Dokumente und vieles mehr lassen sich hier digital aufschreiben, sammeln, gliedern und teilen – alles an einem einzigen Ort. 

Notion im Test

In a Nutshell: Was kann das Tool?

Notion ist ein Planungstool, ein Kalender, ein digitales Notizbuch, ein Wiki… Eigentlich so ziemlich alles, was man zum Arbeiten braucht. Notion selbst nennt sich den «All-in-One-Workspace» – treffender kann man es nicht beschreiben.

Welche sind die wichtigsten Features?

Notion gibt es als App oder im Browser. Einmal eingeloggt, kann man also von überall auf seinen Workspace zugreifen – mit der App auch offline. Ich nutze vor allem die Board-Funktion, das ist meine To-do-Liste für die ganze Woche. Da setze ich Erinnerungen, mache Notizen während Briefings und sammle Ideen. In kleineren Team-Projekten nutzen wir das Tool für die Aufgabenverteilung und Status-Updates. Dafür haben wir uns ein vereinfachtes Kanban-Board aufgebaut. Ausserdem gibt es unzählige Templates: Von Budget-Formularen über die Einkaufsliste bis zur FAQ-Bibliothek ist alles abgedeckt.

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Das Contentkalender-Template von Notion. Links ein Ausschnitt aus der umfangreichen Bibliothek. Bild: Screenshot Notion App (iOS)

Was unterscheidet das Tool von anderen, ähnlichen Tools?

Notion ist so aufgebaut, dass man sich seinen Workspace völlig frei und individuell aufbauen kann. Es gibt zwar vorgefertigte Templates, aber man kann auch mit einer leeren Seite starten. Mich persönlich spricht die Ästhetik auch mehr an als bei anderen Programmen: Die Basis ist sehr clean mit viel Weissraum. Wer will, kann Notion auch im Dark-Mode anwenden.

Welche Stärken hat das Tool?

Die Usability, das Design und die vielen Funktionen. Auch ein ganz grosses Plus: Die Basisfunktion von Notion ist gratis und für unser Team von drei Personen mehr als ausreichend. Über 500 Tools wie Google Sheets und Docs oder Slack lassen sich in Notion integrieren, diese Funktion habe ich persönlich jedoch noch nicht getestet.

Und welche Schwächen?

Die Stärke von Notion, nämlich die unendlich vielen Funktionen, ist gleichzeitig seine Schwäche. Zu Beginn ist es ein Leichtes, sich in den unzähligen Templates, Features und Tools zu verlieren. Da hilft es, klare Anforderungen an einen Workspace zu definieren und als Allererstes diese Grundbedürfnisse zu erfüllen. Alles Weitere entdeckt man im täglichen Gebrauch quasi von selbst.

Für wen ist das Tool geeignet?

Für alle, die ihren Alltag, ob im Job oder privat, besser und ordentlicher organisieren wollen.

Welche Tools kann es ersetzen?

Trello, Microsoft Teams (bis auf die Videocalls), Atlassian Confluence, den Notizblock, Post-its, physische und starre To-do-Listen, eine Agenda, ein Wiki und so weiter.

Gibt es ein ähnliches Tool, das besser oder schlechter ist?

Microsoft Teams finde ich im Vergleich zu Notion weniger nutzerfreundlich. Es ist weniger intuitiv und auch vom Design her spricht es mich weniger an.

Welche Note bekommt das Tool in Bezug auf die Usability? (1-6, 6 ist die Bestnote)

5 – die Fülle an Möglichkeiten kann zu Beginn überfordern.

Welche Note bekommt das Tool in Bezug auf das Design?

Eine glatte 6

Welche Note bekommt das Tool in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis?

6 – ich nutze die Gratis-Version und die reicht völlig aus.

Notion-Preise
Die Preise von Notion, Stand 24.1.2022

Kleiner Exkurs zum Thema Datenschutz

Wer digital unterwegs ist, hinterlässt Daten. Das ist auch bei der Verwendung von Notion nicht anders. Das Unternehmen versichert aber, dass die Daten von Nutzerinnen und Nutzern vertraulich behandelt, nicht für Werbezwecke genutzt und auch nicht verkauft werden. Die ausführlichen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung findet sich direkt auf der Website von Notion (auf Englisch). Grundsätzlich empfiehlt es sich, sensible Informationen wie Passwörter, Projektinformationen oder Daten von Kundinnen und Kunden nur an Orten zu speichern, die zuvor ausführlich durch eine IT-Fachperson oder auch eine juristische Fachperson auf ihre Sicherheit und Eignung geprüft wurden. Einen ausführlichen Blogbeitrag zum Thema Notion und Datenschutz, im Speziellen die DSGVO, hat Notion Beraterin Natascha Buck auf Ihrem Blog veröffentlicht.

Fazit

Notion hilft mir, meinen Arbeitsalltag zu planen. Meine Notizen sind an einem Ort verstaut, an dem ich sie nicht nur wieder finde, sondern auch von überall auf sie zugreifen kann. Notion ist im Arbeitsalltag mein absolutes Lieblingstool und ich möchte nicht mehr ohne. Deshalb: ausprobieren lohnt sich!


Welche Tools, Features, Software oder Gadgets sollten wir unbedingt ausprobieren? Hätten Sie anders bewertet? Schreiben Sie Ihre Meinung in die Kommentare!

1 thought on “Notion, der All-in-One-Workspace

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